Gemensamma regler för projekt och samverkan

1. Om styrdokumentet

1.1. Beslutad

De gemensamma reglerna för projekt och samverkan fastställdes av RFSL:s kongress 11-13 maj 2018.

1.2. Tidigare styrdokument

De gemensamma reglerna ersätter Nationella riktlinjer beslutade av förbundsstyrelsen den 17–19 juni 2011 och förbundsstyrelsens policybeslut om teknisk plattform för webbplatser antaget den 16–18 september 2016.

1.3. Överordnade styrdokument

Stadgar för RFSL.

1.4. Underordnade styrdokument

Det finns inga underordnade styrdokument.

1.5. Syfte med styrdokumentet

Syftet med de gemensamma riktlinjerna för projekt och samverkan är att underlätta samarbete, hålla nere kostnader och undvika målkonflikter mellan RFSL, RFSL:s avdelningar samt avdelningarnas externa verksamheter. De syftar även till att säkerställa att de utvecklingsinsatser och projekt som genomförs kan användas så brett som möjligt samt att säkerställa att det finns en långsiktig och personoberoende förvaltning av viktiga informationstillgångar och teknik.

1.6. Berörda organisationer och personer

De gemensamma reglerna gäller RFSL, RFSL:s avdelningar samt avdelningarnas externa verksamheter.

1.7. Delegationer i styrdokumentet

De gemensamma reglerna för projekt och samverkan innehåller inga delegationer.

2. Bestämmelser

2.1. Definitioner

Verksamhet av lokal karaktär: projekt eller andra verksamheter som sprids i en viss kommun eller en avdelnings geografiska område eller på annat sätt har hela eller stora delar av kommunen eller avdelningens område som upptagningsområde, eller som finansieras helt eller delvis av lokala bidragsgivare.

Regional verksamhet: projekt eller andra verksamheter som sprids i en viss region eller på annat sätt har hela eller stora delar av regionen som upptagningsområde, eller som finansieras helt eller delvis av regionala bidragsgivare.

Nationell verksamhet: projekt eller andra verksamheter som sprids nationellt eller på annat sätt har hela eller stora delar av landet som upptagningsområde, eller som finansieras helt eller delvis av nationella bidragsgivare.

Lokala bidragsgivare: Fonder, stiftelser och företag med lokal inriktning samt kommuner.

Regionala bidragsgivare: Fonder, stiftelser och företag med regional inriktning samt landsting, regioner och länsstyrelser förutom bidrag där det uttryckligt framgår att de avser lokala eller nationella insatser.

Nationella bidragsgivare: Fonder, stiftelser och företag med nationell eller internationell inriktning samt statliga myndigheter förutom bidrag där det uttryckligt framgår att de avser regionala eller lokala insatser.

2.2. Huvudregel

Som huvudregel är det avdelningarna som ansvarar för verksamhet av lokal och regional karaktär och riksförbundet som ansvarar för nationella och internationella projekt och verksamheter. Om det finns flera avdelningar inom en region bör de samverka kring den regionala verksamheten.

2.3. Lokala bidragsgivare

Riksförbundet ska inte söka finansiering från lokala bidragsgivare om inte annat är överenskommet med den lokala avdelningen.

Avdelningar eller avdelningarnas externa verksamheter ska inte söka finansiering från lokala bidragsgivare inom en annan avdelnings geografiska område.

2.4. Regionala bidragsgivare

Riksförbundet ska inte söka finansiering från regionala bidragsgivare förutom från bidrag där det tydligt framgår att de avser nationella insatser. Om riksförbundet söker finansiering från en regional bidragsgivare ska detta ske i samråd med avdelningarna inom den aktuella regionen.

Avdelningar eller avdelningars externa verksamheter som vill söka finansiering från en regional bidragsgivare ska först informera om och föra dialog kring sin ansökan med de andra avdelningarna i regionen.

2.5. Nationella bidragsgivare

Avdelningar och avdelningarnas externa verksamheter ska inte utan tillstånd från förbundsstyrelsens verkställande utskott söka finansiering från nationella bidragsgivare förutom i de fall där det uttryckligen framgår att bidraget avser regionala eller lokala insatser. Om bidraget avser regionala insatser ska det först informeras och föras dialog kring ansökan med de andra avdelningarna i regionen.

Om en avdelning, en avdelnings externa verksamhet eller flera avdelningar tillsammans vill söka bidrag från en nationell bidragsgivare ska ansökan samordnas med riksförbundet innan förbundsstyrelsens verkställande utskott fattar beslut om tillstånd att söka finansiering hos nationell bidragsgivare.

2.6. Regional verksamhet

En avdelning eller avdelnings externa verksamhet som vill bedriva verksamhet av regional karaktär ska först kontakta alla  bedrivas för att informera och föra dialog kring frågor om ansvar och delaktighet i verksamheten samt verksamhetens omfattning, inriktning, mål, målgrupp och finansiering. Syftet med dialogen är att inhämta kunskap om huruvida andra delar av organisationen inom regionen har liknande verksamheter eller planer för det samt att undvika konflikter och situationer där olika delar av RFSL konkurrerar om samma bidrag. Samordning ska inledas så tidigt i processen med utveckling av verksamheten som möjligt, gärna redan på idéstadiet. Om det finns ett regionalt samverkansavtal ska reglerna gällande samordning som finns i det avtalet tillämpas istället.

2.7. Nationell verksamhet

En avdelning eller avdelnings externa verksamhet som vill bedriva nationell verksamhet, eller som misstänker att verksamheten kan uppfattas som nationell verksamhet, ska först kontakta riksförbundet för att samordna frågor om ansvar och delaktighet i verksamheten samt verksamhetens omfattning, inriktning, mål, målgrupp och finansiering. Syftet med samordningen är att inhämta kunskap om huruvida andra delar av organisationen har liknande verksamheter eller planer för det samt att undvika konflikter och situationer där olika delar av RFSL konkurrerar om samma bidrag.

Samordning ska inledas så tidigt i processen med utveckling av verksamheten som möjligt, gärna redan på idéstadiet.

2.7.1. Särskilt godkännande

Avdelningar eller avdelningars externa verksamheter ska generellt inte bedriva nationella verksamheter eller söka finansiering av nationella bidragsgivare. Om särskilda skäl finns går det att söka godkännande från förbundsstyrelsens verkställande utskott.

En förfrågan om godkännande ska skickas till riksförbundet senast en månad innan en eventuell ansökningsfrist om inte något annat överenskommits.

2.8. Samarbetsavtal

När avdelningar, avdelningars externa verksamheter och/eller riksförbundet samarbetar kring en verksamhet ska de skriva ett samarbetsavtal som reglerar de olika parternas åtaganden, rättigheter och skyldigheter.

Samarbetsavtal ska anpassas efter den verksamhet som ska bedrivas men bör minst innehålla överenskommelser om:

1.  Mål med samarbetet och hur detta skall kommuniceras till medlemmar
2.  Hur parterna ska stämma av med varandra under den tid verksamheten pågår
3.  Tidsfrister för redovisning och vem som ansvarar för redovisningen
4.  Ekonomiska förhållanden
5.  Eventuella krav och principer som bidragsgivare har gällande verksamheten
6.  Hur utvärderingen av verksamheten ska gå till
7.  Vad som händer ifall någon av parterna bryter mot samarbetsavtalet

2.8.1 Tvister

Vid det finns tvister om hur innehållet i samarbetsavtalet ska tolkas ska parterna skriftligt meddela förbundsstyrelsen om tvisten. Förbundsstyrelsen fattar sedan beslut.

2.9 Teknisk plattform

Alla webbplatser som tas fram av riksförbundet och avdelningarna; inklusive alla projekt, medlemsgrupper och avdelningarnas externa verksamheter, bör använda den gemensamma webbplattform som riksförbundet tillhandahåller.

Befintliga webbplatser bör så snart det är möjligt och ekonomiskt lämpligt för vilka behov av funktioner hos webbplatser det finns hos avdelningarna och möjliggöra att dessa implementeras på den gemensamma webb-plattformen.

Om ny funktionalitet för webbplatser utvecklas ska de utvecklingsinsatser som görs kunna återanvändas av alla som använder den gemensamma webbplattformen. Riksförbundets it-ansvariga ska godkänna utvecklingsinsatsen både före den beslutas och före den tas i drift.

I särskilda fall kan förbundsstyrelsens verkställande utskott besluta om undantag från skyldigheten att använda den gemensamma webbplattformen som riksförbundet tillhandahåller.